如何用ChatGPT自动化操作Excel

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ChatGPT如果能与Excel结合，将爆发出你想象不到的能量！‍‍‍‍‍

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有人说，ChatGPT很强大，但它对我工作没帮助，那是你的使用方法不对，当AI与Office相结合，它将彻底颠覆你的工作方式，提高十倍生产力。

今天教会大家如何用ChatGPT处理Excel表格，仅需动动手指用语言指令，就能完成函数公式、统计分析、排序筛选、可视化图表、VBA编程等功能，如果你是需要做数据处理工作的职员，正在上大学的学生，一切需要用到Excel工具的人，一定要收藏这篇文章，并转发给你有需要的朋友，再也无需学习传统复杂的Excel教程了。‍‍‍

ChatGPT对使用Excel的帮助主要有以下这几点，我将逐条讲解如何使用。

1.制作饼状图、柱状图

首先，如果已经有现成的数据图表，需要制作柱状图、饼状图，要是传统Excel方法，我们需要在插入选项里，选择饼状图、柱转图，虽然可以快速制作一张看似还行的图出来，但调试起来却很复杂，比如需要图表展现语文及格与不及格学生的比例，就需要花时间去调对应的数据源。

但如果是用ChatGPT呢？很简单，我们无需一步步操作，只需把需求提给AI就可以了。

比如我可以直接对AI提问，“请帮我编写一个VBA程序，在当前工作区生成一个饼状图，统计D2-D21里的数据，并将数据划分为两个区间，0-59是一个区间，60-100是另一个区间。”

我们把这个程序在Excel中运行，先看看效果，你看，一张以我们要求分类的饼状图就完成了，因为我没有给出一些图表标题、示例的指令，所以这张饼状图的元素非常简单，但没关系，这些都是很方便修改的。

2.运行和使用VBA代码

如何使用和运行这种Excel代码呢？没关系，我们会一步步手把手教大家，刚才的代码被称为VBA代码，是一种专门用于Office应用中的计算机编程，自动化语言，说白了，就是让代码程序去代替人工操作Excel，帮助完成一些繁琐、重复的过程，如果是自学VBA代码，至少需要一个月时间，而且这种语言输入有着严格的格式要求，输错一个字符，代码就无法运行，但AI却能完美解决这些问题，只需用自然语言，就能快速进行VBA编程。

如何操作和运行呢？如果是Windows电脑，我们可以在工具栏里找到开发工具这一选项，如果没有也不用着急，可以点击自定义功能区，在选项卡里找到开发工具，添加到工具栏里，在开发工具里找到Visual Basic，进入这样类似的VBA程序面板。

鼠标右键点击Sheet 1，插入新的模块，进入模块程序代码页面。

把ChatGPT生成的VBA代码复制到上面的面板上即可，然后我们点击运行，运行子程序/用户窗体，即可。

如果是Mac电脑，可以找到工具选项，找到宏，进入Visual Basic编辑器。

进入这样的选项页面后，在Sheet 1里，输入代码，然后点击这个类似播放的按钮，运行程序即可，不同的软件版本有所区别，但大同小异。掌握了ChatGPT+VBA代码的使用方式，恭喜你，打开了新世界的大门，接下来我们讲解的很多应用，都会基于这样的方式完成。

3.标注关键项

比如我们需要把表格里，成绩全及格的学生标注为黄色，如果有一门不及格，则设置为红色，如果只是20项的话，这个工作整体还比较轻松，但如果是处理全校学生的数据呢？就很繁琐和复杂了，因此我们可以向GPT如此提问。

“请写一个VBA代码，把表格A到F列第一行设置为浅蓝色，从第二行开始，把D、E、F列数值均大于61所在的行设置为黄色，其他的设置为红色。”

我们运行一下，发现Excel执行了操作，效果也非常好。但你觉得这样做出来有一些丑，不希望姓名、性别、学号也被标注上颜色，此时我们也可以直接把这个需求告诉GPT，让其重新生成新的VBA代码。

如“你的VBA代码里，把A、B、C列也标注上了颜色，我不希望有此效果，请重新调整VBA代码。”我们再把GPT调整后的代码粘贴上去，发现完美达到了我们的要求。

因此如果GPT给予的结果并不满意，我们直接给它指令，让其再调整就好。在编写VBA代码的时候，GPT也给出了具体的步骤，可以辅助指导我们如何编程，如果代码无法正确运行，当Excel给予报错的时候，我们也可以把报错原因发送给GPT，让其修改，再运行新的代码，基本问题都能很好解决。

4.删除重复项

再比如，这个表格里有40个数据，我们可以让ChatGPT编写一个代码，来删除数据中第一列的重复项。但我们向AI提出要求，再输入代码后，Excel瞬间完成了操作。

5.启用宏，自动化运行程序

这是40个人的名字以及他们的联系邮箱，如果我们需要给每个人发送一份邮件，传统方法就是一个人一个人的打字，然后再发送，而在AI的帮助下，我们可以让其撰写一个Excel宏，来自动发送电子邮件，并告知使用某一个固定主题，使用什么样的文本撰写邮件。注意，该功能需要配置Outlook邮箱，运行成功后就会自动发送邮件。

比如“请帮我撰写一个Excel宏用来发送电子邮件，使用此主题「欢迎你来参加我的Cos聚会」，使用以下文本“XXX（姓名），你好，郑重邀请你11月1日来参加我的原神Cos聚会，请扮演成原神人物角色后，前往参加活动”，从列A中获取姓名，从B列中获得电子邮件地址。”

具体的运行和使用方法，如果不会，可以直接向GPT提问，它会给予你最完整的方法和步骤。

6.向GPT询问步骤，掌握学习Excel

同样的道理，我们有任何使用Excel遇到的问题，都可以向GPT提问，比如这个表格，我们需要计算利润，利润=收入-成本，但假设我们不知道这一点，就可以询问GPT。“我需要一个Excel公式来计算利润，其中收入在A2单元格，成本在B2单元格。

7.撰写和使用函数

再比如我们需要一个Excel公式，计算不同市场的总收入，让AI写一个Excel公式，将单元格B2-B5的值添加，AI告诉我需要用到SUM函数，我们复制此内容到表格里，便得到了结果。我们也可以进一步向AI提问，让其解释该函数是如何工作的，帮助我们更好的理解Excel使用原理。

在Excel里，VLOOKUP函数是非常受欢迎的公式，但很多人不知道如何使用，我们让AI进行解释，并给出示例。

这个案例就可以用到VLOOKUP函数进行解决，我们让ChatGPT编写具体的函数公式，“请编写Excel公式，A列代表咖啡种类，B列代表价格，我需要查询“拿铁”的价格”。

我们也可以询问AI，是否还有别的公式，也能达到同样的效果，它告诉我，除了VLOOKUP函数，还可以使用INDEX和MATCH函数的组合来完成，复制粘贴上去，答案也是正确的，在数据非常繁多的时候，这个函数就能帮上大忙。

再比如这个案例，我们需要编写一个Excel公式，来提取A列中@字符之前的文本，AI告诉我，可以使用LEFT和FIND函数来提取文字，并给出具体的公式。

在这里，有非常多繁琐的人物名字，我们需要得知这串数据里，总共出现了多少次可莉，多少次胡桃，应该怎么办呢？可以向GPT提问“请撰写一个Excel公式，计算A列中总共出现了多少次可莉”，答案是五次，也可以将可莉换成不同的人物角色，得到出现次数。

还有一种常见的场景，需要我们统计去除重复项之后，共有多少角色。可以向GPT提问，帮我撰写一个公式，计算列表中独特值的数量，这里要注意一下，这个公式选中的范围是所有，会把标题第一栏也给算在里面，具体使用的时候还需要做一些调整和适配。

有时候，我们自己写Excel公式时，如果遇到了错误，也可以向AI进行提问，比如提问这个公式有什么问题。

如下这个公式巨长，巨复杂，你看不懂，没关系，让AI给予解释即可。

最后我们再看一个实战案例，这个表格的B列是一大串字符，里面的字母A、B、C，代表分别的客户等级，我们想要把它单独提取出来，放在E列里，公式应该怎么写呢？可以向ChatGPT提问“Excel表格中的B2单元格是客户编码，格式为aaXbbbb，aa、bbbb代表数字，X代表字母，请用一个公式把X提取出来”。